Los servicios de documentos on-line o aplicaciones web ofimáticas son una alternativa gratuita para editar textos, crear hojas de cálculo o realizar presentaciones sin necesidad de instalar uno de los programas tradicionales de escritorio como el Office de Microsoft, u OpenOffice.
Estas herramientas on-line tienen las siguientes ventajas:
- Permiten una movilidad total en el acceso a la información de trabajo estés donde estés, independientemente de si estás en el ordenador de tu oficina como en el de un hotel, un cibercafé, etc.
- Posibilidad de edición multiusuario y trabajo en equipo de forma colaborativa.
- Acceso a revisiones anteriores del mismo documento.
- Excelente usabilidad, con una forma de editar los documentos muy parecida a las herramientas ofimáticas habituales de escritorio.
- Acceso fácil a la información: almacenamiento en carpetas y subcarpetas, múltiples formas de acceder a los documentos (documentos creados por mi, documentos en los que participo, creados este mes, creados este año…).
- Se manejan a través de un navegador y sólo requieren una conexión a Internet.
- En caso de avería en nuestro ordenador, los documentos siguen siendo accesibles.
- Acceso a los documentos desde dispositivos móviles.
Pero claro, no todo son ventajas. Nos podemos encontrar con estos inconvenientes:
- La velocidad de uso es más rápida en una herramienta instalada en el propio ordenador.
- Al tener los documentos alojados en Internet, un fallo de seguridad puede hacer accesibles nuestros documentos a otras personas. Si nuestra contraseña de acceso llega a ser conocida por otra persona, tendrá acceso a los documentos.
- Un olvido de contraseña de acceso puede impedir la recuperación de los documentos.
- Requieren disponer de una conexión permanente a Internet, aunque en algunos casos se ofrecen herramientas para trabajar sin conexión.
- Es espacio de almacenamiento es más limitado que el de nuestro ordenador, aunque con el pago de cuotas se puede ampliar.
- La importación de documentos que han sido elaborados previamente con otras herramientas de edición, puede resultar con cambios en el formato.